TAX FREE to system, który pozwala osobom mającym stałe miejsce zamieszkania poza Unią Europejską odzyskać VAT zapłacony przy zakupie towarów w Polsce. Od 1 stycznia 2022 r. procedura działa elektronicznie: sprzedawca wystawia dokument w systemie TAX FREE, a polska służba celno-skarbowa potwierdza wywóz towaru w systemie teleinformatycznym.
Czym jest TAX FREE?
Podróżny może ubiegać się o zwrot VAT, jeżeli kupi towary w Polsce, wywiezie je poza terytorium Unii Europejskiej w bagażu osobistym i uzyska potwierdzenie wywozu. Warunkiem jest brak stałego miejsca zamieszkania w UE. Status podróżnego potwierdza się paszportem lub innym dokumentem tożsamości.
Zakup musi zostać dokonany w punkcie oznaczonym znakiem TAX FREE, a łączna wartość towarów kupionych u jednego sprzedawcy musi wynosić co najmniej 200 zł. Zwrot może zrealizować sprzedawca albo podmiot pośredniczący, z którym sprzedawca zawarł umowę. Podatek jest wypłacany w złotówkach, gotówką lub bezgotówkowo.
Jak podróżny odzyskuje VAT?
Procedura zaczyna się już przy zakupie. Podróżny powinien poinformować sprzedawcę, że chce skorzystać z TAX FREE, przedstawić dokument tożsamości oraz wybrać sposób zwrotu podatku i formę otrzymania dokumentu.
- Zakup towarów – kup towary za co najmniej 200 zł u jednego sprzedawcy uczestniczącego w systemie TAX FREE.
- Wystawienie dokumentu – sprzedawca rejestruje sprzedaż na kasie online i wystawia elektroniczny dokument TAX FREE. Możesz otrzymać go na przykład pocztą elektroniczną albo poprosić o wydruk dokumentu elektronicznego.
- Wywóz towarów – wywieź towary poza Unię Europejską w stanie nienaruszonym, nie później niż w ostatnim dniu trzeciego miesiąca następującego po miesiącu zakupu. Przy zakupie 8 sierpnia termin upływa więc 30 listopada.
- Potwierdzenie na granicy – przedstaw dokument TAX FREE, paszport lub inny dokument tożsamości oraz wywożone towary, jeżeli funkcjonariusz o to poprosi.
- Zwrot podatku – po potwierdzeniu wywozu otrzymasz zwrot w formie wybranej przy zakupie.
Stan nienaruszony oznacza co do zasady brak używania towaru przed wywozem. Można go rozpakować i sprawdzić działanie, ale korzystanie z niego przed przekroczeniem granicy może pozbawić podróżnego prawa do zwrotu.
Przed wyjazdem na granicę sprawdź następujące elementy:
- Masz dokument TAX FREE w telefonie albo wydruk dokumentu elektronicznego.
- Masz paszport lub inny dokument tożsamości użyty przy zakupie.
- Wywozisz wszystkie towary ujęte w dokumencie, a te towary pozostają w stanie nienaruszonym.
- Wiesz, przez które państwo opuszczasz terytorium Unii Europejskiej.
Jeżeli wyjeżdżasz z UE przez polskie przejście graniczne, potwierdzenie wywozu jest przekazywane elektronicznie do systemu TAX FREE. Na żądanie funkcjonariusz może także opatrzyć wydruk dokumentu pieczęcią „POLSKA – CŁO”.
Obowiązki sprzedawcy w systemie TAX FREE
Sprzedawca musi być czynnym podatnikiem VAT, prowadzić ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej online i zarejestrować firmę w systemie TAX FREE na platformie PUESC. Podatnik zwolniony podmiotowo z VAT nie może uczestniczyć w tej procedurze.
Sprzedawca może dokonywać zwrotu samodzielnie, ale wyłącznie w odniesieniu do własnej sprzedaży. Może też współpracować z podmiotem zajmującym się zwrotami VAT podróżnym. Przy zwrocie gotówkowym podróżny odbiera pieniądze osobiście. Pośrednik może pobrać prowizję.
Najważniejsze różnice między stronami procedury przedstawia tabela:
| Aspekt | Podróżny | Sprzedawca |
|---|---|---|
| Wymagania wstępne | Stałe miejsce zamieszkania poza UE, zakup za minimum 200 zł u jednego sprzedawcy | Czynny podatnik VAT, kasa rejestrująca online i rejestracja na PUESC |
| Obowiązki przy wywozie | Przedstawienie dokumentu, tożsamości i towarów na granicy | Otrzymanie elektronicznego potwierdzenia wywozu i zachowanie dokumentacji |
| Terminy | Wywóz do końca trzeciego miesiąca następującego po miesiącu zakupu | Posiadanie potwierdzenia wywozu przed upływem terminu złożenia deklaracji za dany okres |
Do obowiązków sprzedawcy należy także przekazanie podróżnym informacji o zasadach TAX FREE w języku polskim, angielskim, niemieckim i rosyjskim oraz oznaczenie punktu sprzedaży odpowiednim znakiem.
Jeżeli sprzedawca spełni warunki ustawowe, może zastosować stawkę 0% VAT do dostawy towarów, od których podróżny otrzymał zwrot. Musi mieć elektroniczne potwierdzenie wywozu albo wydruk dokumentu z potwierdzeniem oraz dowód dokonania zwrotu. Przy wypłacie gotówkowej będzie to dokument podpisany przez podróżnego wraz z datą odbioru pieniędzy.
Jak zarejestrować firmę na PUESC?
PUESC, czyli Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych, jest centralnym miejscem obsługi elektronicznego TAX FREE. Sprzedawca powinien zarejestrować konto i wskazać dane potrzebne do obsługi procedury.
- Załóż konto na PUESC i zaloguj się do platformy.
- Wskaż miejsca prowadzenia działalności, w których będzie prowadzona sprzedaż TAX FREE.
- Przypisz do tych miejsc unikatowe numery kas rejestrujących online.
- Wskaż upoważnionych pracowników i firmę pośredniczącą, jeżeli korzystasz z jej usług.
Pracownik upoważniony do wystawiania dokumentów powinien mieć konto na PUESC oraz numer ID SISC. Przedsiębiorca może również obsługiwać procedurę samodzielnie. W razie problemów technicznych z platformą należy skorzystać z pomocy PUESC lub procedur awaryjnych wskazanych przez administrację skarbowo-celną.
Dokument TAX FREE i elektroniczny obieg danych
Od 2022 r. sprzedawca wystawia dokument TAX FREE elektronicznie. Dokument otrzymuje unikalny numer systemowy, określany jako UNS, i jest przekazywany do systemu. Zawiera między innymi dane sprzedawcy, podróżnego, towarów, paragonu, kasy online oraz wybranej formy zwrotu.
Podróżny może otrzymać plik elektroniczny, na przykład PDF, albo wydruk dokumentu elektronicznego. Wydruk jest szczególnie ważny, gdy wyjazd z Unii Europejskiej następuje przez inne państwo członkowskie niż Polska. W takim przypadku zagraniczny organ celny potwierdza wywóz na papierowym wydruku zgodnie z przepisami tego państwa. Następnie dokument z potwierdzeniem trzeba przedstawić sprzedawcy.
Aplikacja m-TAXFREE pozwala podróżnemu uzyskać dostęp do dokumentów i sprawdzać ich status. Przy wyjeździe przez Polskę dane o potwierdzeniu wywozu trafiają do sprzedawcy elektronicznie, więc przy zwrocie bezgotówkowym podróżny co do zasady nie musi dostarczać dokumentu z pieczęcią.
Wyjątki i sytuacje wymagające uwagi
Nie każdy zakup może zostać objęty procedurą. Najważniejsze ograniczenia i zasady są następujące:
- Paliwa silnikowe nie podlegają zwrotowi VAT w systemie TAX FREE.
- Zwrot przysługuje podróżnemu, który dokonał zakupu. Nie można wypłacić go innej osobie.
- Formę zwrotu – gotówkową albo bezgotówkową – wybiera się przy wystawianiu dokumentu i nie można jej później zmienić.
- Zakup internetowy może być objęty TAX FREE, jeżeli podróżny odbierze i opłaci towar w sklepie stacjonarnym. Samo wysłanie towaru za granicę nie spełnia warunków tej procedury.
Przy wyjeździe przez inne państwo UE wydruk dokumentu nie jest opcjonalnym dodatkiem, lecz może być konieczny do uzyskania potwierdzenia wywozu poza Unię. Wybór bezgotówkowego zwrotu zwykle ogranicza formalności, ale nadal trzeba zachować dokument i dopilnować terminowego wywozu towaru.
Najważniejsze jest połączenie trzech elementów: zakup za minimum 200 zł u jednego sprzedawcy, wywóz nieużywanego towaru w wymaganym terminie oraz potwierdzenie wywozu. Po stronie sprzedawcy konieczne są kasa online, rejestracja na PUESC i prawidłowe wystawienie elektronicznego dokumentu TAX FREE.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W przypadku nietypowej transakcji lub problemów z rozliczeniem warto skonsultować się z doradcą podatkowym albo właściwym organem skarbowo-celnym.
